Não tem jeito: a tecnologia avança, as leis mudam, as pessoas se transformam, as demandas crescem e surgem novos desafios a todo o momento. Por isso, de tempos em tempos, é preciso reavaliar a necessidade de trocar as tecnologias utilizadas, isso inclui também os sistemas da sua empresa contábil. É preciso ouvir o time operacional, analisar as necessidades de gestão e ficar atento as novas demandas do mercado. Isso mensurado, hora de pôr tudo na balança e começar a busca por soluções, afinal, se o sistema já não o atende mais de maneira eficiente, se sua tecnologia é obsoleta ou oferece limitações, nem pense duas vezes!
Mas como fazer isso da melhor forma? Sem atrapalhar a rotina da empresa? Sem ameaçar prazos ou a continuação dos trabalhos, ou ainda a dinâmica da equipe?
Passados os planejamentos e as entregas de uma infinidade de obrigações acessórias, inclusive a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, e antes do período de fechamento no fim do ano e de agendamento de férias coletivas, de junho a novembro são os meses ideais para essa mudança de sistema. Então, a hora de começar a se planejar e elaborar uma estratégia é agora!
Por que trocar de sistema?
Diversas são as causas para a troca de sistema e o empreendedor deve estar atento, pois muitas vezes essa decisão pode fazer a diferença entre o fracasso e o sucesso do seu negócio. Veja alguns desses motivos:
1- O sistema está ultrapassado
Muitas vezes, o sistema da empresa já não acompanha mais a velocidade das informações e das mudanças que impactam o dia a dia de uma empresa de contabilidade. Se não há esse acompanhamento, a organização já não tem mais condições de oferecer um trabalho de excelência, portanto, passou da hora de trocar o sistema;
2- O sistema atual não acompanhou o crescimento da empresa
Isso é muito comum. A empresa de contabilidade aumenta significativamente sua carteira de clientes, conquista outros nichos de mercado e o sistema deixa de estar apto para atender as novas demandas. Trocar de sistema é muito melhor que perder essas novas oportunidades. Reflita e aja!;
3- Ausência de atualizações
Hoje, a tecnologia avança em uma grande velocidade e isso exige que os sistemas sejam atualizados. Se isso não ocorre com o seu sistema, certamente sua empresa está ficando para trás. Corra já atrás do prejuízo!;
4- As necessidades da sua empresa mudaram
Com a atual dinâmica do mercado é natural que sua empresa se transforme ao longo do tempo, criando novas perspectivas e novas necessidades. Nesse processo, muitas vezes o sistema pode deixar de atender e, caso isso, ocorra, a troca também é a solução.
5- O sistema não acompanha a legislação
A legislação brasileira muda permanentemente e o sistema precisa acompanhar esse processo. Caso contrário, poderá colocar a empresa em risco, sujeita a multas e outras penalizações, ainda mais uma organização contábil, que faz o elo entre o governo e o contribuinte.
6- Transparência e Relacionamento
Quando o sistema atualiza suas versões você tem onde consultar com transparência o que mudou? Se falhas foram corrigidas? Se inovações foram entregues? Isso agiliza sua evolução junto com o sistema, afinal esta relação é muito mais do que fornecedor x cliente. Os softwares contábeis são a principal ferramenta de trabalho da empresa de contabilidade, então preste atenção e veja se você tem acesso as pessoas que realmente estão interessadas em resolver seus problemas (sim, porque os sistemas não são perfeitos, são vivos e estão em constante evolução). Bem, é na hora que os problemas acontecem que você descobre se a sua fornecedora de sistemas é realmente uma parceira ou não.
Troca de sistema contábil: Por que este é o melhor momento?
Os primeiros meses do segundo semestre são mais tranquilos para as empresas de contabilidade, tendo em vista que não concentram prazos de entregas de obrigações acessórias e outras atividades com data estabelecida. Dessa forma, é possível conduzir o processo de troca de sistema de forma cautelosa e responsável para que os resultados sejam os melhores possíveis.
É importante lembrar que não é porque o seu colega usa um sistema X que este mesmo sistema X será o melhor para sua empresa. Envolva toda equipe neste processo, assim vai evitar problemas de rejeição de ferramentas mais tarde, explique o porquê desta busca e futura mudança, traga o time para o seu lado.
Agora vamos ver quais as etapas e os cuidados a serem tomados:
- Pesquisa
Para optar pela melhor solução é preciso conhecer as características e as necessidades organizacionais para, a partir daí definir os objetivos do negócio. Após todas as lideranças envolvidas e sabendo desta busca por evolução, o primeiro passo é fazer um levantamento junto a sua equipe operacional sobre seus anseios e desejos. O segundo passo da pesquisa é verificar quais as necessidades de gestão, financeira e de comunicação. Veja o que atende a sua empresa atualmente e o que não atende. Depois é recomendado que os gestores conheçam de forma macro o máximo de empresas de sistemas contábeis possível, pesquisem, falem com os donos quando possível, vejam se a cultura organizacional fecha e se tem inovações constantes.
- Escolha do sistema
Pronto, você e seu time já descobriram os possíveis fornecedores que desejam, agora é hora do pente fino para decidir e o que é preciso? Comece pelo filtro, escolha os três ou quatro ou sistemas que mais gostou tecnicamente e também pelo perfil cultural, ou seja, aqueles que atendem seus requisitos. Reserve tempo para assistir demonstrações junto com seus líderes. Recomendamos que comecem pelos diferenciais de gestão e comunicação, envolvendo todas as lideranças, conheça as soluções de gestão, comunicação e inovações de cada sistema contábil selecionado. Depois assista demonstrações separadas por função: com os líderes da folha, veja as soluções de folha de cada empresa, com os líderes do fiscal, assista à demonstração do fiscal e com a contabilidade, da mesma forma.
Por fim, reuniões e mais conversas para esclarecimentos com os futuros fornecedores vão ajudar na escolha. Com essa radiografia feita, basta escolher o sistema que mais se adequa à realidade da empresa e suas metas, considerando as funcionalidades mais aderentes ao negócio e todo o valor agregado apresentado por elas.
- Planejamento
Pronto, o sistema já foi escolhido, então é hora de planejar a implantação. Este é um passo muito importante, pois é preciso minimizar ao máximo possíveis gargalos que podem gerar grande estresse. Então comece elegendo um responsável pela implantação dentro da sua empresa contábil. Esta pessoa é que vai centralizar e distribuir todas as informações que foram firmadas com a empresa de sistemas contábeis, é ela que vai ajudar toda a equipe nesta jornada.
Muitas vezes a troca de sistemas vem acompanhada de outros investimentos fundamentais, então tenha um planejamento financeiro que atenda às necessidades de T.I. do novo sistema. Lembre-se que seu novo fornecedor de sistemas deve ser seu melhor parceiro, afinal trata-se da extensão tecnológica da empresa de contabilidade, então sempre o consulte, afinal, ele sabe mais do que todos a melhor forma de implantar sua tecnologia.
- Implantação e adaptação
Com a escolha, é preciso considerar aspectos práticos para uma transição de sistema dentro da empresa, considerando as rotinas de cada departamento e ainda imprevistos que podem acontecer. O processo deve ocorrer o mais suave possível, com o menor impacto na rotina.
Vamos ver quais os pontos de aderência são fundamentais para um boa implantação do sistema de contabilidade:
1º Antes de tudo, é importante conscientizar todos os colaboradores sobre a mudança, evidenciar os benefícios que virão e incentivá-los a utilizar todo o potencial apresentado pela ferramenta.
Todos os líderes e colaboradores devem comprar a nova ideia com os gestores, então devem saber porque está sendo realizada a troca de sistema, devem ter participado da escolha do novo sistema e também devem entender que são ferramentas diferentes, então será necessário treinamento e adaptação.
2º Junto com a nova empresa de sistemas contábeis defina um cronograma de implantação. Analise junto com o fornecedor de software se deve implantar tudo de uma vez, ou se deve começar com empresas de determinada tributação, enfim, analise mais atentamente o cotidiano de cada departamento da organização, verifique o que pode ser adiantado, o que pode ser postergado sem prejuízos e o que pode ser remanejado. Lembre-se de eleger um responsável para acompanhar de forma macro o andamento deste cronograma, fazendo a ponte entre a empresa de sistemas e a contabilidade.
3º Acolha as necessidades de T.I. indicadas pela empresa de sistemas contábeis, faça os investimentos necessários. Acredite no seu parceiro, confie e auxilie.
4º Agora vamos falar de treinamento. Temos aqui dois pontos que podem atrapalhar o uso do sistema contábil. Quando tratamos de implantação muita atenção: não adianta pagar horas de treinamento se as pessoas que serão treinadas não estiverem focadas, ou seja, quando for a hora do treinamento não deixe atribuições paralelas, respeite os horários combinados e disponibilize as pessoas verdadeiramente. O segundo aspecto relevante é que um sistema é um organismo vivo e sua evolução é permanente, além disso existe rotatividade de colaboradores nas empresas contábeis, desta forma os treinamentos não devem ser somente na aquisição do sistema. Mantenha a equipe atualizada com os treinamentos da empresa de sistemas e pelo menos uma vez por ano faça um treinamento dedicado novamente.
- Monitoramento
Essa é a fase de realização de ajustes, quando necessários, e constatar se os objetivos foram cumpridos e acompanhar a evolução da equipe na adaptação. Os líderes da empresa contábil devem sempre reportar ao responsável interno da implantação seus anseios para que este resolva junto a empresa de sistemas.
Não perca a oportunidade de aproveitar esse tempo para reavaliar a necessidade de troca de sistemas da sua empesa contábil. Comece a organizar desde já o seu negócio e a preparar a sua equipe para esse processo, onde todos ganham!
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Teremos prazer em auxiliá-lo nessa missão!